No 2025. gada 1. janvāra visiem preču un pakalpojumu sniedzējiem, kas sadarbojas ar valsts un pašvaldību iestādēm, turpmāk rēķinus nepieciešams iesniegt tikai mašīnlasāmā jeb strukturētā e-rēķina formātā (XML). Līdzšinējie PDF, Word, PNG un JPG formāta rēķini turpmāk būs izmantojami tikai informatīviem nolūkiem.
E-rēķinu prasības attieksies gan uz valsts pārvaldes iestādēm, gan Latvijas uzņēmumiem un fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību. Tomēr pārejas periodā, par pakalpojumiem un precēm, kas sniegtas līdz 2024. gada beigām, līdzšinējā jeb cilvēklasāmā formāta rēķini būs pieņemami līdz 2025. gada janvāra beigām.
Lai veicinātu veiksmīgu pāreju uz e-rēķinu izmantošanu, valsts pārvaldes iestādes savlaicīgi informēs savus sadarbības partnerus par pieejamajiem risinājumiem un e-rēķinu iesniegšanas veidiem – izmantojot e-pastu, e-adresi vai integrētas sistēmas.
Kā sagatavot un nosūtīt e-rēķinus?
E-rēķinu sagatavošana iespējama vairākos veidos:
- Esošā grāmatvedības programmatūra
Lielākā daļa mūsdienu grāmatvedības programmatūru jau ir pielāgota e-rēķinu prasībām, ļaujot sagatavoto rēķinu saglabāt vai pārvērst XML formātā. - E-rēķinu pakalpojumu sniedzēji
Maksas pakalpojumi, kas piemēroti uzņēmumiem ar lielu rēķinu apjomu. Šādi pakalpojumi nodrošina automātisku e-rēķinu sagatavošanu un nosūtīšanu. - Risinājums e-adresē
E-rēķinu izveidi un piegādi var veikt arī manuāli, izmantojot portālu latvija.gov.lv, kur lietotājs var ievadīt nepieciešamos datus vai augšupielādēt failus.
E-rēķinu priekšrocības
Pāreja uz e-rēķiniem sniedz vairākas priekšrocības, kas uzlabo gan drošību, gan efektivitāti:
- E-rēķini tiek šifrēti un var ietvert digitālos parakstus, samazinot krāpniecisku rēķinu risku.
- Automatizēta datu apstrāde, kas nozīmē, ka dati no e-rēķiniem tiek uzreiz importēti grāmatvedības sistēmās, samazinot cilvēcisko kļūdu iespējamību.
- Automatizētas datu apstrādes izmantošana paātrina rēķinu izrakstīšanu un to apstrādi.
- Visi rēķini tiek apkopoti vienotā sistēmā, veicinot ātrāku finanšu pārskatu un analīžu izstrādi.
Cēsu novada pašvaldība aicina uzņēmējus izturēties ar sapratni, savlaicīgi sagatavoties pārmaiņām un izvēlēties sev piemērotāko e-rēķinu sagatavošanas risinājumu. Papildu informāciju un atbalstu e-rēķinu ieviešanai iespējams saņemt Valsts ieņēmumu dienesta mājaslapā – vid.gov.lv.
