Par Ludzas novada pašvaldības pieredzi ikdienas darba procesu digitalizācijā laikraksta Diena žurnālists Guntars Gūte sarunājas ar Ludzas novada pašvaldības Finanšu un grāmatvedības nodaļas vadītāju Līgu Mežuli un Informācijas tehnoloģiju nodaļas vadītāju Tomu Vorkali.
Lai gan Ludzas novads ir salīdzinoši neliela pašvaldība uz citu pašvaldību fona un arī samērā tālu no Rīgas, jūsu pašvaldība ir viena no līderēm dažādu digitālo risinājumu ieviešanā ikdienas procesu īstenošanai, piemēram, esat līderu augšgalā starp tiem, kas izsūta tieši elektroniski īpašniekiem paziņojumus par nekustamā īpašuma nodokļa (NĪN) maksājumiem. Kā jums tas izdevās? Proti, kā panācāt, ka arī NĪN saņēmēji labprāt saņem šos paziņojumus elektroniski, nevis kā agrāk – papīra vēstules formātā?
Līga Mežule. NĪN maksājumi ir viens stāsts, bet grāmatvedības digitalizācija – mazliet cits stāsts. Runājot par NĪN – process bija ļoti ilgs un smags, līdz mēs nonācām līdz digitalizācijai. Sākām šo procesu tiešām salīdzinoši sen, kad vēl nemaz netika runāts ne par grāmatvedības procesu digitalizāciju, ne arī par NĪN maksājumu sistēmas digitalizāciju. Vēl pirms 2009. gada reģionālās reformas mūsu pašvaldībai bija vēlme samazināt dokumentu apriti papīra formā. Tad arī sākām aktīvi rosināt iedzīvotājus norādīt savu e-pastu, uz kuru varētu sūtīt NĪN maksājuma paziņojumus elektroniskā formā. Šo procesu sākām ar pašu radiem, draugiem un kaimiņiem. Tad centāmies digitālajā dokumentu apritē iesaistīt arī dažādas pašvaldības iestādes – uzrunājām iestāžu vadītājus, aicinot viņus rosināt savus darbiniekus iesniegt pašvaldībai epastus, uz kuriem sūtīt NĪN paziņojumus, kā arī, piemēram, darba algas lapiņas elektroniskā formā. Agrāk mēs algas lapiņas drukājām lielos apjomos un sūtījām uz attiecīgajām iestādēm, tas, protams, izmaksāja gana dārgi. Sākumposms nebija viegls, jo visi nebija gatavi pāriet uz digitālajām formām, – pašreizējais rezultāts ir nogurdinošs, neatlaidīgs daudzu gadu darbs.
Toms Vorkalis. Kā jau Līga pauda – būtiskākais solis šajos procesos ir sākt pašiem ar sevi, tas šādu pārmaiņu sākumstadijā ir vieglākais un pareizākais solis. Mūsu novads nav ļoti liels, arī kopējais darbinieku skaits nav tik milzīgs, un tas ļauj daudz vieglāk uzrunāt katru personīgi. Taču digitalizācija Ludzā – par ko mūs visvairāk arī slavē – patlaban vairāk gan ir tieši pašvaldības iekšējo procesu digitalizācija. Mēs esam ļoti tālu tikuši savas mājas sakārtošanā, bet darbs ar iedzīvotājiem mums vēl savā ziņā ir sākumposmā.
Cik plaši esat digitalizējuši savus iekšējos procesus – gan centrālajā administrācijā, gan citās pašvaldības struktūrvienībās? Kolēģe jau pieminēja grāmatvedības procesu digitalizāciju. Kā tas atvieglo ikdienas procesus?
T. V. Mūsu lielais dzinulis digitalizācijas jomā bija novadu apvienošanās process, kad Ludzas novadu izveidoja četri dažādi novadi, kuru digitalizācijas pakāpe bija stipri atšķirīga, līdz ar to visi procesi bija savā ziņā piespiedu kārtā jāvienādo. Pirmais dzinulis bija Līga ar finansēm un grāmatvedību – šim procesam izgājām cauri pirms trim gadiem. Tādējādi mēs ļoti labi attīstījām savas iekšējās kompetences – izpratām visas datu struktūras. Rezultātā patlaban labi pārzinām visu sistēmu iespējas.
L. M. 2021. gadā – vēl pirms pašvaldību reformas – Ludzas novada pašvaldība nomainīja iepriekš izmantoto grāmatvedības programmu pret citu, kuru izstrādājis uzņēmums ZZ Dats. Iemesls bija tas, ka pašvaldībā bija tikai grāmatvedības programma, savukārt lietvedībai vispār nebija nekādas datorprogrammas, un visa lietvedības sistēma būtībā funkcionēja papīra formā, tāda pati situācija bija arī pārējām trim pašvaldībām – Kārsavai, Zilupei un Ciblai –, kas apvienojās kopā ar mums Ludzas novadā.
Tajā brīdī, kad pašvaldība nolēma iegādāties lietvedības vadības programmu no ZZ Dats, es paliku lielas izvēles priekšā, ko darīt ar grāmatvedības sistēmu, jo ZZ Dats nepiedāvāja savas lietvedības programmas savienošanu ar cita izstrādātāja grāmatvedības programmām. Protams, paralēli var izmantot dažādas programmas dažādām funkcijām, tomēr tas nav efektīvi, tāpēc arī tika pieņemts lēmums par citas grāmatvedības programmas ieviešanu, kas, jāatzīst, nav nemaz tik viegls process. Tomēr skaidrs, ka jēga digitalizēt procesus ir tad, ja dažādas jomas ir iespējams saslēgt vienotā sistēmā.
T. V. Līgas uzstādījums digitalizācijas paplašināšanai bija diezgan skaidrs – darām, bet ar jēgu. Proti, jebkurus procesus ir vērts digitalizēt (ar attiecīgu programmu izmantošanu), ja no tā kopējie procesi kļūst vieglāki, vienkāršāki un ļauj arī samazināt izdevumus.
L. M. Kad 2021. gadā ieviesām jaunu grāmatvedības sistēmu, bija zināms, ka priekšā ir novadu reforma, turklāt tādu pašu programmu toreiz jau izmantoja Kārsava un Cibla, taču ne tik integrētā veidā kā Ludzā.
Ap to pašu laiku sākām ieviest vienotu grāmatvedības sistēmu arī pašvaldības iestādēs un kapitālsabiedrībās, turpinot procesu digitalizācijas paplašināšanu. Tajā laikā ieviesām arī e-rēķinus par komunālajiem pakalpojumiem, ko izmanto pašvaldības struktūrvienības savstarpējiem norēķiniem. Līdz tam ik mēnesi pašvaldības ietvaros mums tika apstrādāti 240 rēķini papīra formātā. Piemēram, sporta skolai viens rēķins par komunālajiem pakalpojumiem, citai skolai – otrs, pašvaldības centrālajai administrācijai – trešais. Rezultātā attiecīgajai pašvaldības kapitālsabiedrībai, kas nodrošina šos pakalpojumus un gatavoja papīra rēķinus, bija liels noslogojums – tas pats bija rēķinus saņemošajās struktūrvienībās. Nereti kāds rēķins arī pazuda.
T. V. Īsais rezumējums – 2022. gada sākumā mēs tos pārveidojām piecos sešos erēķinos.
L. M. Sākumā, protams, bija iebildumi, bet, kad iestāžu speciālisti sāka izmantot šo jauno sistēmu, viņi paši bija pārsteigti par ērtībām un laika un darba resursu ietaupījumu.
T. V. Jāpiebilst – tas bija nozīmīgs brīdis, kad šos e-rēķinus ieviesām, jo tobrīd valsts līmenī tas vēl nenotika. Jā, tas bija iezīmēts visādās nākotnes programmās, bet neviens nesteidzās. Tas bija laiks, kad centāmies rosināt e-rēķinus izmantot arī citām (ne mūsu pašvaldības) kapitālsabiedrībām un iestādēm.
L. M. Bet ar tiem citiem bija grūti. Savējās struktūras mēs arējām kaut kādā ziņā piespiest sākt izmantot šo sistēmu, bet ar ārējiem pakalpojumu sniedzējiem tā nesekmējās – viņu pāreja uz šo patiesībā ērto sistēmu notiek ļoti pasīvi, daži ir sākuši izmantot, bet daļa joprojām ne, un pārsteidz, ka ne visi pat šobrīd izprot, kas īsti ir e-rēķins.
Kurus procesus pašvaldībā vēl esat digitalizējuši?
L. M. Piemēram, komandējumu, atvaļinājumu un ceļazīmju noformēšana šobrīd pašvaldībā notiek pilnībā elektroniski dokumentu vadības sistēmā. Te būtiski paskaidrot – programma uzreiz piedāvā konkrētu aizpildīšanas formu konkrētam dokumentam un cilvēkam, kurš ar saviem autorizācijas rīkiem ir iegājis savā sistēmas profilā, nav nepieciešams ne lejuplādēt dokumentu, ne rakstīt tajā garus tekstus, proti, sistēma piedāvā jau gatavu dokumenta formu ar konkrētiem variantiem, un darbiniekam pretī konkrētajam gatavajam tekstam ailītē ir tikai jāizdara atzīme. Viss notiek maksimāli automātiski. Tas būtiski paātrina šādu dokumentu noformēšanu, turklāt samazina kļūdu iespējamību, kādas nereti bija iepriekš. Tādēļ nolēmām visu šo dokumentu plūsmu digitalizēt, un šodien tas ir veiksmīgi izdarīts. Projekta sākumā biju prognozējusi jauno sistēmu ieviest triju četru gadu laikā, taču realitātē to izdevās sasniegt daudz īsākā laika periodā. Rezultātā gan grāmatvedībā, gan citās pašvaldības struktūrās ir strauji mazinājies papīra dokumentu apjoms, jo viss tagad tiek apstrādāts un glabājas elektroniski – ne plaukti, ne palodzes vairs nav aizkrāmēti ar daudzām papīra formāta dokumentu mapēm.
T. V. Tas, ko nupat kolēģe izstāstīja, būtībā bija pirmais lielais solis procesu digitalizācijas jomā, ko īstenojām 2021.–2022. gadā. Sanāksmēs, kurās plānojām darbus un izvērtējām jau paveikto, sapratām – ja mēs tiešām vēlamies paveikt būtiskas lietas šajā virzienā, mēs nevaram paļauties tikai uz IT pakalpojumu nodrošinātāju, jo tas pārsvarā nodrošina sistēmu funkcionēšanu un lielo procesu vadību. Sapratām, ka dažādus mazākus procesus un tiem nepieciešamās sistēmu konfigurācijas mums jāspēj paveikt ar pašu spēkiem un kompetenci, jo ZZ Dats nodrošina piekļuvi plašai sistēmu konfigurācijai atkarībā no mūsu personalizētajām vajadzībām, respektīvi, tālāk jau mēs paši varējām papildināt sistēmu ar tām funkcijām, kas mums nepieciešamas. Tas ļāva mums turpināt šo procesu ar domes sēžu digitalizāciju, komisiju sanāksmju digitalizāciju, un jau vairāk nekā pirms gada nonācām pie rezultāta, ka jebkurš pašvaldībā strādājošais speciālists, secinot, ka viņa pārziņā esošos procesus būtu vērts digitalizēt, vēršas pie mūsu IT speciālistiem un izklāsta savu vajadzību. Šajā procesā lielākais darbs pat ir nevis ar IT sistēmām, bet tieši darbiniekiem, lai izprastu konkrētās vajadzības un sasniedzamo rezultātu.
L. M. Vienlaikus patlaban ļoti daudz strādājam pie tā, lai pēc iespējas vairāk motivētu dažādu pašvaldības pakalpojumu saņēmējus, ka viņi kaut vai pašvaldības sagatavotos rēķinus piekristu saņemt elektroniski savā e-pastā. Tam ir arī pragmatiski apsvērumi – nākamgad atkal ievērojami sadārdzināsies pasta pakalpojumi, kas jau šobrīd veido gana lielu pašvaldības izdevumu daļu. Līdz ar to patlaban aktīvi strādājam, lai pēc iespējas vairāk pārietu uz elektroniskiem rēķiniem un atteiktos no papīra rēķinu izdrukāšanas un vēl sūtīšanas pa pastu. Šobrīd jau ap 50% rēķinu izsūtām elektroniski, un tas jau ir ļāvis būtiski samazināt izdevumus.
Jūs jau minējāt, ka digitalizācija ļāvusi ietaupīt gana daudz līdzekļu, bet gribu precizēt – vai jau ir izdevies aprēķināt reālā naudas izteiksmē šos ietaupījumus?
L. M. Uzreiz nevarēšu jums nosaukt konkrētus skaitļus eiro izteiksmē, bet, manuprāt, ietaupījuma apjomu spilgti ilustrē šāds piemērs – pašvaldībā drukājamā papīra iegāde notiek centralizēti, un attiecīgi divas reizes gadā par dažādiem iepirkumiem atbildīgais speciālists veic aptauju, kurai struktūrvienībai un cik daudz drukājamā papīra nepieciešams iepirkt. Manis vadītā pašvaldības grāmatvedības nodaļa gadā kopumā pirms digitalizācijas pasūtīja 80 kastes papīra (katrā kastē ir pieci iepakojumi). Tagad tās varbūt ir vidēji trīs kastes gadā. Tātad tas ir tikai papīrs un tikai grāmatvedībai. Šobrīd es pat nevarēšu atcerēties, kad pēdējo reizi esam pasūtījuši printeriem tonerus, turklāt arī printeru skaits ir samazināts. Vēl – pirms digitalizācijas visā pašvaldībā grāmatvedības funkciju nodrošināšanai bija 40,5 darba slodzes, bet pēc reformas un centralizētās grāmatvedības sistēmas izveides mums ir 34 darba slodzes. Savukārt pēc pārejas uz maksimāli digitālo vidi grāmatvedības funkciju nodrošināšanai ir 29 slodzes – kopā ar nodokļu inspektoriem, ekonomistiem.
T. V. Viena lieta ir Līgas pieminētais par nepieciešamo cilvēkresursu apjomu, bet tikpat svarīga nianse ir tas, ka šo pārmaiņu rezultātā ir uzlabojusies darba vide, kārtība, ir daudz lielāka skaidrība par katra darbinieka funkcijām, pienākumiem, būtiski samazinās potenciālās neskaidrības.
Interesanti, ka, aizvien plašāk digitalizējot mūsu ikdienas procesus, redzam, ka patiesībā cilvēki ir gana atvērti pārmaiņām, turklāt viņiem arī izdodas daudz savlaicīgāk izdarīt visus darbus, kas agrāk bieži atpalika no grafika. Būtībā IT sistēmas labi disciplinē cilvēkus un vienlaikus arī sniedz skaidrību un informāciju par jebkura procesa (arī dokumenta) statusu konkrētajā brīdī.
Ja salīdzinām Ludzas digitalizācijas līmeni ar citām pašvaldībām un valsts pārvaldi kopumā – kāda ir situācija, vai esat plus/mīnus vienā līmenī vai arī pārējiem vēl ir salīdzinoši daudz darāmā, lai varētu pilnvērtīgi darboties digitālajā vidē?
T. V. Ir tiešām ļoti dažādi. Spilgtākais piemērs par atšķirībām ir e-adreses, ko valsts noteica kā obligātu lietu, bet pati sūtīja dažādu informāciju vai dokumentus uz parastajiem e-pastiem. Tas patiešām dažubrīd pārsteidza. Šobrīd mēs vispār nevienam nejautājam, uz kurieni sūtīt dokumentus vai informāciju. Piemēram, es savā IT jomā, sagatavojot kādu dokumentu, nejautāju adresātiem, uz kurieni to viņiem sūtīt, sūtu uz oficiālo e-adresi.
Esmu par šo tēmu runājis ar dažādām pašvaldībām un vienmēr esmu uzdevis arī šādu jautājumu – kā ir ar datu drošību, pilnībā «dzīvojot» digitālajā vidē? Nozagšana, pazušana…
T. V. Īsā atbilde – mums mūsu mazajā Ludzā nav īsti jēgas iespringt par lietām, par kurām mēs īsti neatbildam un arī būtiski ietekmēt nevaram. Šīs lietas ir jāuztic valstij, un valsts jaunā kiberdrošības likuma ietvaros nosaka dažādas prasības gan sistēmām, gan sistēmu uzturētajiem. Mūsu uzdevums ir pieskatīt, dažreiz arī pārliecināties, ka šīs prasības tiek ievērotas.
Mūsu gadījumā – mēs neesam sistēmu izstrādātāji, un dati mūsu IT sistēmās arī faktiski neglabājas. Mūsu IT pakalpojumu nodrošinātājs ZZ Dats visus mūsu (un arī citu savu klientu) datus glabā vismaz divās dažādās vietās. Jā, tas paaugstina izmaksas par pakalpojumu, taču šādi tiek palielināta garantija, ka, ja notiks kāda tehnoloģiska avārija vienā datu glabāšanas centrā, dati netiks neatgriezeniski pazaudēti, jo otrā datu centrā būs visu šo datu drošības kopijas. Tāpēc mēs Ludzā uzticamies tiem, kuri mums to visu nodrošina. Citu variantu nemaz nav, jo pie papīra formāta mēs nevēlamies atgriezties. Tas, kas ir mūsu atbildībā no datu drošības viedokļa un pie kā arī būtiski šobrīd strādājam, – tā ir lietotāju kontu auditēšana un tas, kā un kurš pie mūsu datiem var piekļūt. Proti, ja tie ir grāmatvedības dati, mēs attiecīgi katram konkrētajam speciālistam nosakām viņa kompetences un atbildības robežas, atbilstoši kurām tad arī konkrētajam cilvēkam tiek nodrošināts tas datu apjomam viņš ir tiesīgs piekļūt.
Katrā ziņā mūsu ieskatā digitalizācija nozīmē gan drošību, gan ērtības, gan resursu efektīvāku izmantošanu.
